“Développer l’intelligence collaborative, le nouvel enjeu de notre nouvelle ère pour faire face aux environnements imprévisibles qui entraînent la transformation digitale et la recherche d’une meilleure efficacité organisationnelle ”

Tout est dit… ou presque ! Aborder un projet de mise en place de plateforme collaborative de partage de l’information, c’est commencer par faire un tri parmi les projections, visions et idées qu’une organisation et ses membres s’en font, parfois au détour de morceau de conversation tel que celui que nous rapportons ici, échangé dans le cadre d’un projet de ce type.

Cet extrait peut prêter au sourire, à la confusion voire à l’exaspération des professionnels du management de l’information que nous sommes mais permet néanmoins de soulever un certain nombre de questions : Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative de partage de l’information ? En quoi les outils collaboratifs peuvent-ils intéresser les organisations ? A quoi pourrait
ressembler un cadre d’utilisation concret ? Comment aborde-t-on un projet de mise en place de plateforme collaborative ? Quels sont les éléments dont doit tenir compte le chef de projet pour améliorer ses chances de succès ? Quelle stratégie adopter ?

Le management collaboratif comme modèle de gestion d’équipe

1. Penser différemment la gestion des expertises métiers et des échanges

L’utilisation de plateforme pour le partage d’information, d’outils de collaborations alliée au travail d’équipe permet d’obtenir un meilleur rendement par personne à moyen terme : les outils de management collaboratifs se présentent sous la forme de plateforme accessible. Par exemple, un agenda centralise les rendez-vous importants, une messagerie instantanée réduit le nombre d’e-mails par thème et facilite la communication avec tous les acteurs. Un wiki ou un blog permet de partager du contenu, trier les communications par thématique.

2. Réguler les informations, Partager ses connaissances

Très souvent, l’information la plus pertinente et précieuse d’une entreprise n’est enregistrée dans aucune base de données, si ce n’est dans la tête d’un dirigeant, d’un chef de projet d’un expert ou d’un employé. La collaboration contribue donc au partage et au référencement des connaissances. En effet, les solutions collaboratives permettent d’accéder, de modifier et d’échanger du contenu, directement sur un espace web de travail commun à toute l’organisation ou d’un projet commun. Les acteurs peuvent rechercher, visualiser et récupérer les données en téléchargeant des documents en consultant les fiches projets ou formations les plus consultées.

3. Réformer la gestion de projet

La mise en application des principes collaboratifs pour la gestion de projet optimise le suivi des délais, des coûts et de la qualité des livrables. En effet, même si les organisations et chefs de projets maîtrisent souvent très bien leurs activités verticales (commerciales, logistiques, financières…), ils doivent renforcer l’efficacité de leurs activités horizontales qui nécessitent une meilleure communication et une meilleure coopération Le déploiement d’un nouveau mode projet amène des évolutions organisationnelles et techniques importantes et implique nécessairement une refonte de la structure actuelle. En réunissant toutes les acteurs sur une plateforme web commune, les solutions collaboratives de gestion de projet relient simplement l’opérationnel et le décisionnel. Elles apportent une vision globale sur les activités transverses avec des fonctions de planification, de suivi et d’analyse, favorisant ainsi la réactivité opérationnelle, le suivi des activités et le pilotage stratégique des projets.

4. Mesurer l’impact de la collaboration, prioriser les expertises

Une stratégie de développement des espaces collaboratifs dans un projet amène inévitablement des ajustements et des arbitrages. Au regard des objectifs fixés, des systèmes de mesure et d’évaluation de ces outils doivent donc être mis en place (taux d’utilisation, nombre de nouveaux contenus, nombre de commentaires, etc.).

Fluidifier la circulation de l’information permet de mieux respecter les délais de projets communs et d’optimiser la réactivité face aux changements inattendus. De plus, la mise en place d’outils de collaboration en interne favorise la prise de décisions conjointes, améliore la flexibilité de projet, prioriser les expertises et permet de saisir les opportunités qui se présentent.

5. Informer et construire des relations

La qualité et la transparence de l’information renforce la proximité entre l’organisation et son environnement.  Un réseau traditionnel est un réseau pensé pour satisfaire la demande du client avec une ligne de produits ou de services fixe, offrant un service commun à des clients communs. A contrario, un réseau à forte valeur ajoutée prend en compte chaque acteur de manière exclusive. En outre, l’aspect collaboratif devrait, dans un futur proche dépasser les frontières de l’entreprise. En effet, l’avenir des organisations réside dans la collaboration avec l’externe : partenaires, clients, fournisseurs.

6. Développer une intelligence collaborative

Au-travers des échanges entre les experts et les acteurs au fur à mesure des projets, en transmettant et validant les acquis, nous sommes capables de développer des référentiels et de capitaliser l’ensemble des connaissances de l’organisation et du projet pour développer des bibliothèques de connaissance. Une plateforme qui permet de contextualiser tout au long de son processus en fonction des phases de transformation et de la pondération (algorithmes personnalisables) des actions entreprises. Des experts, des formateurs et des conseillers sont à disposition pour vous accompagner tout au long de votre projet.